Možná jste se s tím už setkali. Přišel vám mailem návrh důležité smlouvy, vy jste k němu měli své připomínky, a když se vám smlouva vrátila, trávili jste dlouhé hodiny porovnáváním obou verzí textu. Poměrně snadno jste se přesvědčili, že druhá strana ponechala v textu vaše změny. Ale je i zbytek smlouvy opravdu stejný jako text předchozí verze, který jste hodiny do detailů promýšleli a konzultovali s právníkem? Lektorka Počítačové školy Gopas Kateřina Pírková vám nabízí několik užitečných tipů, jak pomocí nejrozšířenějšího textového editoru ušetřit čas, nervy i peníze.

Celý text smlouvy byste samozřejmě měli přečíst vždy. Určitě stojí za to bedlivě prostudovat hlavně fyzicky podepisovanou kopii. „Ale abyste nemuseli pracně hledat každé nové slovo, jsou zde užitečné funkce programu Word, které vám tuto práci dokonale zpřehlední," radí Kateřina Pírková, odborná lektorka Počítačové školy Gopas. „Pro tento účel jednoznačně doporučujeme používat již běžnou funkci Sledování změn, kterou najdete na kartě Revize," dodává. Pokud zde kliknutím aktivujete ikonu Sledování změn, pak veškeré nové zásahy do souboru budou programem viditelně označeny. Druhá strana jasně uvidí vaše změny, a pokud necháte funkci aktivní, uvidíte i vy změny druhé strany.

Každopádně ale stojí za to text vždy projít celý, protože funkci Sledování změn lze libovolně zapínat a vypínat. Vždy byste po prohlédnutí změn měli dokument porovnat s předposlední verzí téhož dokumentu. K tomu použijete praktickou funkci Porovnat rovněž na kartě Revize. Tato funkce vám přehledně označí odlišné pasáže obou textů a odhalí případné nesrovnalosti nebo třeba i úmyslně neoznačené změny.
Jistě je žádoucí, aby byla smlouva napsána gramaticky správně a bez chyb. K tomu vám pomůže funkce Kontrola pravopisu. Kliknutím na ikonu Pravopis a gramatika na kartě Revize Word automaticky projde celý dokument a vyznačí problematická slova nebo formulace.

„Největší novinkou verze 2010 je možnost pracovat ve Wordu odkudkoli, nejen ze svého počítače, a to i pokud není na právě používaném počítači Word nainstalovaný. Díky službě Office Live, můžete tedy text přečíst třeba z internetové kavárny, kde Word nemají. Práci pak máte uloženou na webu a pracujete přímo z prohlížeče internetu," říká o novince lektorka Pírková z Gopasu.

Třešničkou na dortu pak může být převedení finální podoby dokumentu do formátu pdf, který zaručí, že soubor se zobrazí příjemci bez možnosti změny a v takové grafické podobě, v jaké jste ho uložili. Word 2010 umí převádět textový soubor do pdf přímo volbou Uložit a odeslat, kterou najdete na kartě Soubor. Soubor se tak uloží jako pdf formát bez nutnosti použití dalších programů.

A ještě jedna dobrá rada na závěr. V posledním Wordu můžete obnovit i dokument, který zavřete bez uložení nebo si chcete prohlédnout jeho starší verzi. Pomocí nastavení automatického obnovení a automatického uložení můžete uchovávat poslední verzi souboru pro případ, že jej omylem zavřete bez uložení. Tu pak můžete při dalším otevření snadno obnovit.

Počítačová škola Gopas vyvinula e-learningový kurz Office 2010, se kterým se můžete naučit ovládat nejen Word, ale i ostatní programy balíku na vysoké úrovni. Učit se můžete přímo ze svého počítače, bez nutnosti fyzicky navštěvovat kurz a cokoli instalovat.